PROCESSO DE PLANEJAMENTO
A função do processo de planejamento é traçar planos a curto, médio e longo prazo para nortear as ações da organização, buscado o equilíbrio de suas atividades. É através desse processo que se analisa o ambiente, se estipulam objetivos e então se define o rumo que a mesma adotará (Ver anexo 1) (MAXIMIANO, 2000. CHIAVENATO, 2000).
A análise ambiental consiste na base para qualquer atividade que se deseja realizar em uma organização. É imprescindível que todos os recursos da empresa estejam alinhados e que a maior quantidade de dados sobre a comunidade em que ela está inserida sejam cruzados para que se tenham informações que suportem efetivamente um processo de planejamento.
Esse estudo evidenciará as características e condições da empresa, o que então viabiliza a definição de objetivos, que embasados em dados de relevância, norteiam os próximos caminhos da mesma.
A concretização dos objetivos dar-se-á com a produção de documentos (planos, projetos e programas) que a partir de objetivos secundários estipularão meios de execução, controle e avaliação das atividades da empresa.
Carvalho (1979) afirma serem os documentos os responsáveis pela sistematização do planejamento, pois retratam quais decisões serão tomadas e em qual período. Esses documentos são considerados meios, não fins, para que se ocorra o processo de planejamento.
O plano visa reunir todos os elementos de decisão necessários para se realizar determinada tarefa, já o projeto estipula quais os melhores recursos para se concretizar um plano. Tudo isso é coordenado por um programa que estipula a ordem cronológica das atividades.
As variáveis que devem ser levadas em consideração nesta etapa são as políticas da empresa, procedimentos e atividades. Depois disso os documentos, que deverão servir para cumprir os objetivos principais, devem seguir de acordo com o aporte financeiro da organização.
Serão estipulados planos também para controlar e avaliar as ações. Estes planos é que darão origem aos relatórios que dirão se os objetivos principais foram ou não cumpridos e com qual grau de eficácia e eficiência.
Ferreira (1983) lembra que o planejamento não caracteriza-se apenas pela produção de planos, e sim pelo acompanhamento e avaliação de suas ações. Ele é subdividido em três formas para melhor desempenhar suas atividades dentro da organização.
O primeiro, Planejamento Estratégico é feito pela cúpula administrativa tomando por base a totalidade da organização e tem longo prazo de duração. Trabalha com as variações ambientais a fim de administrar as relações da organização com o futuro.
O segundo, Tático, é produzido a nível intermediário ou departamental. Planejamento de médio prazo, ele busca reduzir as incertezas ambientais que restaram da primeira etapa e objetiva interpretar as estratégias a nível departamental.
O último, Planejamento Operacional, realizado em curto prazo nas menores repartições organizacionais. Trabalha principalmente com a lógica de um sistema fechado praticamente inerente às variações ambientais. Busca a maximização e a otimização de resultados definindo atividades e recursos.
by Angela Nogueira Fey
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